マニュアル

メンバー管理とワークフロー機能の使い方

メンバー管理

最初にユーザー登録を行いウェブサイトを作成すると、そのウェブサイト+配下のブログの「オーナー」となり、ウェブサイトやブログのすべての機能を利用することができます。

複数人でウェブサイトを運用する場合は、管理画面の左サイドバーの[メンバー]>[新規]からメンバーを招待することができ、その際一人ひとりに権限を付与できます。権限によって管理画面内の操作範囲を制限することができるため、役割に合わせて設定してください。

また、権限は変更することもできるため、制作者が支払い権限のある「オーナー」となりサイトを作成、サイトが完成した後に運用担当者をオーナーとして招待し、制作者は「サイト管理者」として残る、といった運用も可能です。

ワークフロー機能

※スタンダードプラン以上で利用可能な機能ですが、無料トライアルでお試しいただくことも可能です。

記事やウェブページを公開する前に、社内外の関係者に内容の確認を依頼できます。承認フローは複数作成可能で、アカウントを持っていないメンバーを参加させることもできます。

※ ワークフロー作成上限:スタンダード5、プロ10
※ 外部メンバーの追加上限:スタンダード10、プロ25

ワークフローの作成

ワークフローはウェブサイトを管理する「メンバー」に加えて、ワークフロー用の「外部メンバー」を登録することが可能です。普段サイトの管理には関わらないものの、記事・ウェブページの公開前に内容の確認を依頼したい人などは「外部メンバー」の活用がおすすめです。

外部メンバーの登録やワークフローの作成方法は以下のマニュアルをご覧ください

ワークフローに参加するメンバーの種類と役割

ワークフローに参加するメンバーは「申請者」「レビュアー」「承認者」の3種類です。

  • 申請者:記事やウェブページの下書きを準備して[承認依頼]ボタンを押した人。
  • レビュアー:承認依頼された際に通知され、コンテンツにコメントができる人。レビュアーに指定されるとやり取りがすべて通知される。
    •  ワークフロー作成時にレビュアーとして登録されていても、申請者が承認依頼を申請する際にレビュアーとして指定しなければ通知されない。
    • 毎回ではないものの、場合によってはレビュアーとして指定する可能性がある人もワークフロー作成時に登録しておく。(申請者が依頼するタイミングで選択できるため)
    • 基本的にレビュアーとして参加して欲しい人は、ワークフロー作成時に「標準で指定」を選択しておく。
  • 承認者:承認依頼された際に通知され、承認とコメント権限を持つ人。
    • 承認者は複数指定でき、全員が承認した場合のみ公開できるように設定することも可能。
    • 申請者が[承認依頼]→[依頼する]をクリックした後のやり取りは全て通知される。(他のメンバーがコメントしたことや、他の承認者が承認したことなど)
    • 申請者とレビュアーで調整してから、承認者に通知することも可能。その場合、申請者は[承認依頼]の後に[依頼する]をクリックせず、通知先を指定して共有プレビュー画面内でコメントする。

「申請者」「レビュアー」「承認者」が、各画面でできることや運用手順に関しては、以下の記事でご紹介しています。

通知について

ワークフローの通知は、登録されているメールアドレスに送信され、メール本文内の[内容を確認]から、プレビューを確認することができます。

ワークフローの運用

承認依頼から公開までの操作についてはワークフロー機能を利用するをご覧ください。

ワークフローの設定・活用例

申請者が承認を依頼して、レビュアー・承認者が同時に確認し、承認がおりたら公開。といった基本的な使い方から、最終確認者をあえてレビュアーに指定する使い方まで、さまざまなパターンを公開しています。ぜひご参照ください。