新機能ワークフローを徹底解説！

hayase

2017.10.17

本日公開したスタンダードプラン以上で利用できる「ワークフロー機能」、複数人でサイトを運営している場合にとても便利な機能です。

書いたニュースを上司に確認依頼をしてOKなら公開する、といった運用を行えるワークフロー機能について、細かく解説していきます！

ワークフローを設定する

ワークフローは複数作成が可能で、参加する外部メンバーの登録や誰がどのワークフローに参加するか、などを設定することができます。

ワークフローに参加してもらいたいけど、アカウントを作ってログインしてもらうというのは運用上ちょっと、、、、という場合もあると思います。

そんなときは外部メンバーとして登録してください！ワークフロー＞外部メンバーから登録可能です。
＊外部メンバーはスタンダードプランで１０人、プロプランで２５人まで追加できます。

名前とメールアドレスで登録すると通知メールが配信され、メールからアクセスすると外部メンバーとしてコメント等ができます。

ワークフローの作成・編集ページではワークフロー名を設定し、公開を承認する承認者、そのワークフローに関係してコメントをすることができるレビュアーを選択することができます。

承認者は複数人設定でき、その中の１でも承認すればOKといった運用もできますが、全員が承認した場合のみ公開可能、といった設定も可能です。

レビュアーには標準で指定という設定項目があり、ここにチェックが入っているレビュアーは全てのやり取りを追うことができます。
たとえば全てのやりとりを見ておきたいウェブマスターの場合は、標準で指定にチェックを入れておく、などの運用も可能です。

また、どのブログ（もしくはウェブサイト）で利用するか、記事・ウェブページで利用するかを選択することができます。

ワークフロー一覧ページでは、作成したワークフローが一覧で表示され、削除も可能です。
ワークフローはスタンダードで５個、プロで１０個まで作成することができます。

実例に関しては後ほど別記事でご紹介しますが、今回は基本的な利用方法についてご説明します。

ワークフローが設定された記事・ウェブページでは、公開ボタンが承認依頼ボタンに切り替わります。
記事を書き、承認依頼ボタンを押す人が申請者です。

承認依頼ボタンを押すとプレビュー画面が表示され右側に承認依頼やコメントの欄が表示されます。

利用するワークフローの選択
一番上のプルダウンメニューでは、この記事・ウェブページに設定されているワークフローを選択します。内容によって承認フローが違う場合に最適なものを選ぶことができます。
レビュアーの選択
レビュアーとして指定しているメンバーの中で、今回通知するメンバーを選択します。選択されたメンバーはこのワークフローのやり取りをメールで追うことができます。
ワークフロー作成時に、標準指定が設定されたメンバーは最初から追加された状態になります。
コメントして承認依頼する
依頼ボタンとその上の記述欄では、必要に応じてコメントを入力し承認依頼を行うことができます。
承認依頼前にコメントを求める
一番下のコメント入力では、承認依頼を申請する前にレビュアーや承認者にコメントを求めることができます。通知メンバーから通知先を選んでコメントをすると、通知メールが配信されます。まだ内容が固まっていないけどひとまず意見をもらいたい、といった場合などに活用できます。

承認者には承認依頼がメールで通知されます。メール内の確認リンクをクリックすると、プレビュー画面が表示され、コメント依頼や承認ができます。

なお、承認した場合でも即時公開にはならずに、承認後に公開権限を持つメンバーが実際の公開作業を行います。

通知するレビュアーの追加
承認時に通知するレビュアーを追加できます。※申請時にレビュアーとして指定されているメンバーは標準で追加されます。
コメントして承認する
承認OKの場合に必要に応じてコメントを入力して承認ができます。
承認前に申請者や他のレビュアー等にコメントを求める
申請者に対して修正依頼等をする場合や、他のレビュアー・承認者にコメントを求めたい場合は、通知メンバーを選択しコメントができます。